amairoは自他ともに認めるものぐさです。ものぐさはだいたいそうですが、とりわけ掃除がキライ。
ところで「掃除」の中には方向性が2つありますよね。一つは純粋な掃除。もう一つは整理整頓、片付けという部分。
片付け全般について語れることは何もないamairoですが、片付けの中でもたった一つ、書類整理は実はそんなに苦ではない。でも世の中にはきっと、書類整理が何よりもキライだという人もいますよね。そういう人に向けて、考え方を伝えたい。
書類整理についての誤解。
紙物って一見、整理整頓が簡単といえば簡単に見えます。だいたいのものが四角で形は一定。一枚一枚はかさばらない。人別・目的別に分ければピシッと片付くように思う。
しかしそこが落とし穴。
片付くように思えちゃうからこそ、きっちりと細分化しようとしてめんどくさくなるのです。紙物のバラエティを舐めてはいかん。
要らないDMも届くし、役所も要るのか要らないのかよくわからない書類を送ってくる。学校のお知らせ、請求書や領収書、年賀状や冠婚葬祭の通知も地味に溜まります。紙の目的性は数限りなくある。はっきり言って、紙＝書類をきちんと分けようとすると、何十種類にも分けなければならない。
書類整理に悩む人は、一度は書類整理法の検索をしたことがあるでしょう。そういうサイトを見ると、そこには無印か100均かで揃えた真っ白なファイルボックスがずらりと並び、美しくきちんと整った画像が貼られているはずです。
なるほど、こうすればきれいに片付くのか！と思い、ファイルボックスを買いに行った人もいるかもしれません。
でも……正直、それは間違いです。そんな方法が出来るわけがない。
だってわたしたちはものぐささんなんですから。
片付け方を発信している人の大多数は、元から片付けが得意で上手な人。下手で嫌いな人には、得意で上手な人の方法はほとんど参考になりません。じゃあマメじゃない人はどのように書類を片付けて行けば良いのか。
「書類はきちんと分けなければならない」と思っていませんか？
まず大いなる誤解を解きましょう。
「書類をきちんと整理する」というのは、限られた人にしか出来ない技です。なので「きちんと」は無視。わたしたちが出来る範囲でまとめましょう。
でも「まとめる」というのはただ積んでおくという意味ではありません。積んでおくことの何がマズイかというと、捨てていいものも捨てられずにずっと残っていること。スペースを圧迫する。そして見た目が悪い。
なので、「捨てるべきものを捨てる」。ひとまずこれだけをすれば書類整理の目的は半分達成されています。おめでとう！
実際に捨てるべきものを捨てると、だいたい書類の山は半分くらいにはなっていると思います。今ある書類の山が半分になったと考えるだけで、圧迫感＆スペースは半減ですよ。これは意外と違う。これを定期的にやるだけで書類の脅威は半分になります。やったね！
その、出来る範囲の整理法とは。
まずは、A4サイズの紙が入る箱を用意し、書類は毎日全部これに入れます。
小学校で使った（かもしれない）お道具箱のようなものを用意してください。
キングジム 道具箱 デスクトレー BF A4 ピンク 4008BFヒン
蓋のない箱でいいので、A4サイズが楽に入るものならお菓子の箱とかでいいですよ。ただ大事なのは見た目がいいこと。気分が上がるような、お部屋の雰囲気を乱雑にしないようなもの。100均には商品はいろいろあるけれど、……プラスチックは意外に部屋の景色に溶け込まない場合があるので注意。
DIYで、気に入った箱を作るのもいいと思います。手軽さでいえばお菓子の箱にマスキングテープを貼るのがおすすめ。
深さは5センチまでのものにしてください。これはなぜかというと、それ以上の量になると、片付ける時に一区切りするまでの時間がかかって、一度で済まなくなってしまうから。1時間のドラマ視聴の間で楽々一段階片付けられるのは、5センチくらいまで。逆にいえば5センチ書類がたまるまでは何も考えず、この箱に紙物を入れていくだけです。
「いつ」やるのか。
ものぐささんは決まった時に決まったことを、決まったように繰り返すのが苦手です。曜日を決めても絶対それは守れない。……わたしの場合は、そう。ですから書類が箱に5センチたまったら、仕分けを始めましょう。
では、仕分けをいつするか。
――みなさんの生活パターンの中に「テレビ、あるいは動画を見る」という時間はありませんか？毎日じゃなくても、1週間に1回2回あれば十分。
テレビや動画って、そんなに注意力を使わなくても見られるものがほとんどですよね？映像美を追求した映画や、話の展開が細かいor速いドラマ、わたしの場合はフィギュアスケートなどは別として。要所要所だけ画面に目を向け、耳だけ聴いていればだいたい満足出来るものも多い。
「書類の要る・要らない」だけの仕分けなら、ながら見でも大丈夫。もちろん量にもよりますが、30分もかからない。
この時、脳みその70％くらいはテレビや動画に使っていてかまいません。残りの30％で、要不要は分けられます。
大事なのは「要る」「要らない」の他に「迷う」という項目を作っておくこと。脳みその30％で考えて、瞬時に要不要の判断が出来ない場合は迷わず「迷う」に分ける。書類整理のめんどくささは常に判断を迫られることにもあるので、そこで細かく判断しようとせずに、とりあえず分けてみる。この3分類ならばいちいち「決めなければならない」というプレッシャーはないはず。
なお、一山を3つに分ける場合だと、そこまでスペースを必要としないのも利点です。最初から細かく分けようとして、自分の周りいっぱいにスペースを広げてしまうと大仕事になるし、作業を始めてしまったら途中で止めることが出来ません。中断して、大量の紙が床いっぱいに広がったままは避けたい。
その点、3つに分ける程度であればダイニングテーブルの半分くらいのスペースで済みますし、こたつやソファに座りながらでも可能です。コツは楽に仕分けが出来る位置関係。もし中断せざるを得ない場合でも、互い違いに重ねたままとっておけばいいので、まあ1日2日だったら床の上にほったらかしても大丈夫なレベル。
「迷う」も最終的には「要る」「要らない」に分ける。
片付けるべき一山を終えたら、改めて「迷う」に向かい合いましょう。この時は多少判断が必要になるので、目が離せないドラマやスポーツを見ていたら、いいところを見終わってからやるといいですね。無理のない範囲の「ながら見」推奨。
改めての「迷う」の仕分けは、最初に仕分けた時よりも判断が楽になっているはずです。人間というのは面白いもので、特にそのことについて考え続けていなくても、1度目よりは2度目の方がある程度答えが出やすくなっている。時間が経つことで脳みそがそれについて無意識に考えているのではないでしょうか。……と、科学的な根拠はまったくありませんが、経験則としてそう感じる。
どうしても要不要が分けられないものがあったら、とりあえず「要る」にしておきましょう。「要る」はなるべく少ない方がいいので、基本は不要側に振りたいところですが、だからといって迷ったものを捨てて、後で困ったら元も子もありませんものね。
これで、溜まった書類が要るものと要らないものに分かれました。要らないものは、ここでひと踏ん張りして、雑紙入れにまとめてしまいましょう。紙袋に入れて人目にふれない場所にためて置くといいですね。雑紙を持って行くとポイントをくれるスーパーマーケットとかあるし。ここまでを終わらせればすっきりします。最後の最後、めんどくさいけど要らないものをまとめる、までやりましょう。
雑然とした書類の山が、不要紙と、保管が必要なものに分かれました。全体のミッションの半分くらいはこれでクリア！
飽きたらこの日はこれで終わらせても可。見たいテレビが続けば次のミッションに進んでも可。書類整理は、メインに別な何かをしながら手だけ動かす頭を使わない作業にするのがコツです。
「要る」ものはどう分けるか。
さて、次は「要る」と分類したものの始末です。
個人ごとに分ける必要がある場合は分ける。
この要るの山をさらに分けます。どう分けるべきなのか。
……実のところ、この「分け方」は、個人差、家庭差が非常に大きいものだと思うんですよね。親と子がいれば、やはり親の書類と子どもの書類は分けておいた方が後々楽だと思うし。ご夫婦で分けるのが必要な書類もあるでしょう。なので、定石としては家族それぞれの書類に分ける。でも分けなくていい場合は分けない方がいいです。ものぐささんの書類整理は、「出来るだけ細分化しない」のが大事なので。
まあ家族の人数分+家族共通の分ということにしましょうか。家族の人数によってはけっこう広がっちゃうけど、それはがんばって。中断しなくてもいいように、この段階はちゃちゃっと終わらせてしまいましょう。
個人ごとに分けた場合は、基本的にはその人の分はその人に任せる。配偶者の方が我々に輪をかけて整理が嫌いな人だったら、袋にバサッと入れちゃってそのまま渡しとく。あとはどこへ持って行こうとお任せ。配偶者の書類にはノータッチ。大人ですから。
子どものものは、作業自体は子どもにさせる。
でも子供の場合は少し悩みますね。まあ小学校入学前の子どもならば親が片付けてあげるしかないでしょうね。小学校低学年くらいなら、自分で片付けをさせてみてはどうでしょう。
その際に止めて欲しいのは、単に「自分で片づけなさい！」と丸投げすること。子どもにはまだ片付けの性能が備わってないんだからさー。まずやり方を教えてあげてください。そして一段階一段階、簡単に出来ることをその都度指示してあげてください。そもそも大人でも書類整理なんてやり方に迷うもんなんだから、子どもがぴっちりかっちり出来るわけがないじゃないですか。
仕分けだけ子どもがやって、しまうのはお母さんがするというのが妥当でしょうかね。小学校高学年くらいなら、棚の決まった位置に自分で入れられるかな？
子どもとものぐささんの共通ルールは「細分化は敵」です。大雑把にいきましょう。
基本は３つ。
その後、家庭の書類をどう分けるかですが。
基本は以下の3つでいいと思います。
１．かならず後から必要になるもので、とっておかなければならない書類。
たとえば各種保険証書・税金関係・各種入会書類など。これは細かく分けて場所を把握しておく必要があります。
保険関係はいずれどこかの時点では必ず参照するものなので、保管場所がわかっていないと困ります。
税金関係もとりあえずまとめておく。
入会関係も、少なくとも入会した時に送られてくる書類はとっておきましょう。何に入会しているのかわからなくなると困りますからね。
クレジットカードなどは、最初の入会の時に送られてくる書類をとっておいて、その後何年かごとの更新時にその書類を差し替えるといいです。でも、クレジットカード関連だからといって毎月の明細書などを一緒にしておく必要はありません。あくまでも入会や規約のみ。
書類のボリュームにもよるけれど、これらはクリアポケットファイルでの保存が適当なのではないかと思います。こういうやつ。
コクヨ ファイル クリアファイル ベーシック 固定式 サイドスロー A4 40ポケット 黒 ラ-B220D
後から探した時に探しやすいですからね。入れるのちょっとめんどくさいですが、これもテレビを見ながらの作業が可能です。坐って、ゆったりした気持ちでの作業をおすすめします。
最初のうちは1冊にいろいろ入れちゃっても可。スペースがあるのなら最初から増えそうな項目に1冊のファイルを用意した方が後々楽だけれども、だからといって最初からファイルを項目分用意する必要はありません。何だったら複数の項目を1冊のファイルに入れておいてもいいんですから。要は「ここの中のどれかに必ずある」場所がわかっておけば良し。
クリアポケットファイルは薄いのも厚いのも種類はいろいろです。20枚、40枚、中には100枚のものもありますが、わたしは40枚が一番使いやすいかなと思います。100均にも売ってますよ。
100均の製品は台紙は入ってないけれども、メーカー品は台紙が入っています。実はこれは台紙がない方が使いやすいみたい。入れる時はたしかに台紙があった方が入れやすいけれども、台紙って意外と厚みを取るんですよね。40枚で中身を入れていくと、台紙があるとファイル1冊すぐパンパンになりがちなので、台紙なしの方がおすすめ。
クリアポケットファイルはあまりぎゅうぎゅうに詰め込まない方がいいですよ。ちゃんと背表紙の幅に収めるの推奨。でないと棚に並べた時にきれいに並びませんから。あ、封筒に入ったものは中身だけを取り出し、A4に開いた上で封筒は捨ててください。封筒まで取っておくと棚があふれる元。
その時に大事なのは色を揃えること。色を揃えておけばどこの100均でバラバラのものを買ってもそれなりの統一感がとれます。これが何色も使ってしまうと、見た目がごちゃごちゃして良くない。基本的に書類は人目に触れないところに保管しておくものですが、それにしても赤、青、黄色、など色がバラバラだと美しくない。
無難なところでは黒かなあ。黒いファイルならだいたいどこにでもあるし。メーカーが違っても統一感は取れる。
もし好きな色があるのならその色で揃えるといいですよ。気分が上がりますから。ただ100均は1度買って気に入ったものでも、何年か経った時全く同じ製品に巡り合うことがほぼ不可能なので、いつでも見つかるような色がおすすめです。
クリアポケットファイルではボリュームが足りないなーと思う方はこういう商品もあります。
テージー ドキュメントファイル のび~る2 A4 13P クリア FD-243
蛇腹ファイル。あるいはアコーディオン型ファイル。
わたしはクリアポケットファイル派ですが、蛇腹ファイルも使いやすそうだなと思います。自立するものが良さそうですよ。
これ100均にも似たようなものが売ってます。ダイソー製品で330円のヤツ。25ポケットで、入っている量によって幅が変わるというのがいい。
よくある収納術で登場する真っ白いプラスチックの箱。私見ですが、これは止めた方がいいと思う。なぜかというと、書類の分量によって簡単に増減が出来ないから。
幅8センチなり10センチなりのプラスチック製品はけっこう場所を取りますよ。どの程度の書類をどのような分類で整理する必要があるのかわからないうちに収納用品を買いすぎて、それが邪魔で整理できないとなったら本末転倒です。100円だって、捨てるのももったいないし、なかなか捨てられないしねえ。
２．念のため、数年間保管する必要があるもの。
多分使わないだろうけど、万が一必要になった時のために直近何年かは取っておきたいもの。こういうのは見直さない可能性が高いので、すぐ探せなくてもいいヤツ。たとえばクレジットカードの明細、銀行からのお知らせ、重要度の低い領収書などでしょうか。
いや、わたしはこういうのは半年くらいで捨てちゃうかなあ。車の保険の書類くらいだと、最新のヤツは重要書類として、その前の書類は数年何となくとっておいて捨てるか。
これらは細かく分ける必要はありません。どんっとまとめて保管しておけばOK。これも分量によりますが、ごく少ない場合はA4が入る封筒、少し多い場合は同じくA4が入るマチあり封筒や少し厚めの紙袋、それ以上になったら紙袋やビニール袋にでも入れて書類保存箱へ。
キングコーポレーション 角形A4号封筒 7枚 白特 80g スミ貼 テープ付 ゆうパケット ネコポス対応 228×312mm KA4W80SQ
オキナ 封筒 定形外郵便規格内封筒 ワンタッチテープ付 A4 マチ付 2枚 HP3059
コクヨ 文書保存箱 収納 ボックス A4 フタ分離式 A4-FBX2
書類保存箱はこういうフタありタイプがおすすめ。普通の段ボールも使用可ですが、普通の段ボールだと蓋を閉じておくのに何らかのテープを貼らなければならないし、一度開けるとまた貼らなくてはならない。その点、蓋が取り外し方式の箱だとテープも要らないしホコリも入らないし、開け閉めの時に可動域が少なくても大丈夫。
上に挙げたものは楽天市場ですが、単に形の参考として挙げたので、同じものは100均に売っています。特にこだわりがなければ100均へどうぞ。茶色でもいいけど、箱と封筒を白で合わせた方が見た目がいいかもしれませんね。
ダイソーでは紙製収納ボックス、セリアではplenty boxで画像が探せます。封筒のコーナーじゃなくて、梱包資材のコーナーにある場合もあり。最近「メルカリOK！」などと書いてあるコーナーが出て来ましたね。
大事なのは、古いものから新しいものへと順番に並べておくことですね。それを守れば別に袋やファイルに日付を書いておく必要はないし、万が一探すはめになったとしても、新しいものから順に遡っていくだけで済みます。
3年なり5年なり、ある程度時間がたつまで取っておいて、1年ごとに捨てていけば保存する書類の量は一定。理想は1箱でやりくりが出来ること。1箱の中で新しいものを入れる時に古いものは捨てて（念のためチェックしてから）いけるといいですね。
３．必要ではないが、思い出としてとっておくもの。
捨てられない……。って思うことありますよね。わたしは典型的な捨てられない人間です。
これはそれこそ大きな箱一つに放り込んでOK。捨てる決意が出来る日までとっておいて、家のどこかに眠らせておきましょう。何年か経ったあとに見直して、量を減らせれば良し。まだ捨てられなければ次の機会を待ちましょう。
紙物は重いので、せいぜい書類保存箱程度の大きさに留めておいた方が便利かと思います。重すぎると移動も大変だし、箱が壊れたら始末が悪いしね。
わたしは物が捨てられないので、がんばらないと思い出箱が際限なく増えていく……。努めて捨てるようにしています。
ほら、どうですか？あれだけ恐怖の対象だった書類の山がうまく片付いたのではないでしょうか。テレビを見ながらやると、そんなに負担にならないでしょ？テレビを見る「ついでに」書類整理ですから。
ものぐささんの書類整理法、まとめ。
１．まず置きやすい場所に「書類箱」を設置する。
A4が楽に入るもの。見た目がいいもの。
２．日々現れる書類は必ずこの箱に入れる。
他の場所にちょい置きしない。雑誌やPR誌などもここへ。
３．5センチくらい溜まったら仕分け開始。
テレビを見るついでに。要・不要・不明の３つに分けるだけ。
最後まで終わったら、不明を要不要に分ける。
不要紙は雑紙としてまとめる。ここまで出来ればあとは後日に回しても可。
４．「要るもの」を個人ごとに分ける。
家族それぞれの書類に分ける。家族の人数+家族共通。
５．「要るもの」を３つに分ける。
重要書類
念のため保存
思い出のため保存
個人の書類もこの３つに分けられます。
６．それぞれの「居場所」へ置く。
重要書類は、種類ごとに細分化して保存。どこにあるか把握しておく。
念のため保存は、置き場所を把握した上でまとめて保存。
古いものから新しいものへと並べることを意識する。
思い出のため保存は、まとめたらどこへ置いても大丈夫。
以上です。
この方法のいいところは、ラベルや日付をまったく書かなくていいところ！ラベルづくりってイヤじゃないですか？チマチマしたものにきれいに書いて、きれいに貼って、きれいに並べるなんてめんどくさい！
重要書類のファイルを分けた場合は外側に何か書いた方はわかりやすくはなると思いますが、ファイルの数が5冊くらいまでだったら別に何も書かなくてもいいと思います。探す時に何冊か開いてみればいいだけですし、厚さでなんとなくわかったりするし。
たしかにファイルで色分けした方はわかりやすいですが、ここは見た目の統一感をとるか、わかりやすさを取るか、個人の好みでいいと思います。統一感をとってファイルの数が増えてきたら、しょーがないのでラベルを作ってください。鉛筆で小さくちゃちゃっと書いておけばいいですよ。全てテプラできれいに作らなければ！なんて思うとハードルが途端に上がる。
楽な書類整理の考え方って、
「細分化しない」
「二度手間、三度手間を恐れない」
この2つだと思うんですよね。
一般的に「二度手間は悪」と思われがちですが、物事をシンプルにして決断のストレスを減らすという働きもあります。書類整理の時は、この考え方、大事だと思う。
溜まっていた書類の山がなくなりますよう。ご健闘をお祈りします。
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